Jeder Unternehmer ist verpflichtet, betriebliche Einnahmen und Ausgaben aufzuzeichnen, um damit für das Finanzamt den Betriebsgewinn zu ermitteln.

Selbständige, die nicht zur kaufmännischen Buchführung verpflichtet sind, dürfen Ihren steuerlichen Gewinn mit Hilfe der Einnahmenüberschussrechnung ermitteln. Hierfür wird zur persönlichen Einkommensteuererklärung die Anlage EÜR angehängt.

Dies gilt für alle Freiberufler (unabhängig von Umsatz und Gewinn), sowie für Gewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind und die Grenzen von 800.000,- € Umsatz / 80.000,- € Gewinn im Jahr nicht überschreiten (sog. Kleingewerbetreibende).

Für die Einnahmenüberschussrechnung benötigt man nur eine sog. einfache Buchführung, d.h. eine Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben, sortiert nach einige groben Kategorien. Im Prinzip ist die Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben der Betriebsgewinn. Aber obwohl das deutsche Steuerrecht nicht so kompliziert ist wie es den Ruf hat, gibt es doch etliche Ausnahmen. Diese betreffen Freiberufler genauso wie gewerbliche Selbständige und müssen in der Anlage EÜR zur Steuererklärung korrekt berücksichtigt werden.

Anlagegüter sind größere Anschaffungen, die länger im Betrieb eingesetzt werden (z.B. technische Anlagen, KFZ, Büroausstattung). Diese können nicht direkt als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, sondern müssen über mehrere Jahre "abgeschrieben" werden. Außerdem müssen z.B. bei Telefonkosten oder Bewirtung bestimmte Privatanteile berücksichtigt werden.

Neben der Einnahmenüberschussrechnung müssen Freiberufler und Kleingewerbetreibende meist auch die Umsatzsteuer korrekt berechnen und abführen, auch hier sind eine Reihe spezifischer Regeln zu beachten.

All dies bedeutet, dass eine einfache Liste von Einnahmen und Ausgaben auch in einfachen Fällen meist nicht ausreicht, sondern dass man gut beraten ist, ein Buchhaltungssystem einzusetzen, das die Sonderregeln beherrscht und automatisch berücksichtigt bzw. Wahlmöglichkeiten verständlich erklärt.

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