Die ersten Buchungen

In der Buchhaltung werden finanzielle Geschäftsvorfälle anhand von Belegen systematisch in sogenannten Buchungen erfasst. Hier erklären wir Ihnen, wie Sie Buchungen eingeben.

Belege

Beachten Sie die Regel "Keine Buchung ohne Beleg". Für Buchungen im Zusammenhang mit dem Bankkonto, z.B. Zinsen, Bankgebühren, Barabhebungen etc. ist der Bankkontoauszug selbst der Beleg. Für die Bezahlung von Rechnungen etc. benötigen Sie in der Regel zusätzlich eine Rechnung/Quittung.

Am besten legen Sie sich Ihre Bankkontoauszüge und die dazugehörigen Rechnungen/Quittungen bereit und buchen Sie sie in der Reihenfolge der Bankbuchungen. Danach buchen Sie noch die Barquittungen. Diese müssen nicht unbedingt in chronologischer Reihenfolge gebucht werden, sie sind nachher ohnehin über die Belegnummer auffindbar.

Über den Menüpunkt "Buchungen -> Buchungen eingeben" oben links gelangen Sie auf die Buchungsseite.

Das richtige Buchungskonto

Um die richtige Buchungskategorie und das richtige Buchungskonto zu finden, geben Sie ein allgemeines Stichwort ein, das die Art der Ausgabe bzw. der Transaktion beschreibt, z.B. "Telefon", "Tanken", "Einnahme" o.ä. Sofern mehrere Konten zu Ihrem Stichwort passen, erhalten Sie eine Auswahlliste. Sollte das Stichwort ausnahmsweise noch nicht bekannt sein, können Sie aus einer Liste von Buchungskategorien wählen und in einem zweiten Schritt das passende Konto auswählen. Falls Sie hier nicht weiterkommen, hilft Ihnen gerne unser Support weiter.

Die Buchung eingeben

Im nächsten Schritt erfassen Sie die Daten zu Ihrer Buchung. Je nach Art der Buchung werden unterschiedliche Informationen abgefragt. Beachten Sie die Hinweise zu den jeweiligen Buchungskategorien, die Sie auf der Seite unter dem ? finden.

Das Finanzkonto

Bei den meisten Buchungen müssen Sie ein Finanzkonto angeben. Wenn Sie z.B. eine Rechnung von Ihrem Firmenkonto bezahlen, ist standardmäßig das Konto "Bank" als Finanzkonto zu wählen. Sollten Sie kein separates Firmenkonto haben, empfehlen wir, das private Bankkonto als Konto "Bank" anzusehen und sowohl geschäftliche als auch private Buchungen auf diesem Konto in buchhaltung-mühelos.de zu erfassen. Private Buchungen erfassen Sie dabei einfach unter dem neutralen Stichwort "Privat" als Privatentnahmen bzw. Privateinlagen. Dies hat den Vorteil der Plausibilitätskontrolle: wenn der Saldo in der Buchhaltung einmal vom Saldo auf dem Kontoauszug abweicht, wäre das ein Hinweis auf einen Fehler.

Ein weiterer Typ Finanzkonto ist die Kasse. Damit ist eine physische Bargeldkasse gemeint. Sofern Sie keine Bargeldkasse führen (z.B. wenn Sie keine Bareinnahmen haben), benötigen Sie das Konto "Kasse" nicht.

In diesem Fall werden Sie Barzahlungen i.d.R. aus dem privaten Geldbeutel vornehmen. Dies gilt in der Buchhaltung als "Privateinlage", d.h. privates Geld wird ins Betriebsvermögen übernommen und davon wird direkt eine dienstliche Ausgabe getätigt. Das Gleiche gilt, wenn Sie dienstliche Ausgaben vom einem Privatkonto bezahlen, das Sie nicht im System erfassen. In diesem Fall wählen Sie als Finanzkonto "Privat". Die Transaktion wird dann automatisch korrekt als "Privateinlage" bzw. "Privatentnahme" gebucht, Sie müssen dies also nicht manuell machen.

Belegnummern

Um Ihre Belege später leicht wiederfinden zu können, wählen Sie ein einheitliches System von Belegnummern (z.B. "001/2013"), die Sie auf Kontoauszug und Rechnung notieren, und heften Sie die Belege in dieser Reihenfolge ab. Wählen Sie in den "Einstellungen", ob Sie eine durchgende Nummerierung für alle Belege verwenden möchten, oder ob Sie separate Nummernkreise für die verschiedenen Finanzkonten vorziehen (z.B. "K001/2013" für Kassenbelege, "PB001/2013" für Postbank o.Ä.). buchhaltung-mühelos.de unterstützt Sie bei der Nummernvergabe, indem die Belegnummern bei jeder Buchung automatisch weitergezählt werden.

Sicherheit

Noch ein Hinweis zur Sicherheit: Ihre Daten sind auf dem Server sicher verschlüsselt. Nur mit Ihrem Passwort können die Daten gelesen und bearbeitet werden – nicht einmal unsere Systemadministratoren können Ihre Daten einsehen.

Wir empfehlen Ihnen, Ihre erfassten Buchungsdaten regelmäßig über den Menüpunkt "Datensicherung" auf Ihrem PC bzw. einem geeigneten Medium unverschlüsselt zu sichern. Dies ist mit wenigen Klicks zu erledigen. Selbstverständlich werden Ihre Daten auch bei uns jede Nacht mehrfach gesichert. Sollten Sie jedoch z.B. Ihr Passwort einmal verlieren, ist es möglich, dass Sie an Ihre Daten nicht mehr herankommen. Auch unsere Techniker können Ihnen dann nicht weiterhelfen, da es ohne Passwort auch für uns kein Hintertürchen gibt, an die Daten heranzukommen. In diesem Fall kann eine Datensicherung Gold wert sein.

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